日々のタスク管理はOutlookで

今日は私が仕事のタスクを管理している方法についてお話しようと思います。

うちの会社ではMicrosoft Officeを使用しており

社内の連絡は主にOutlookを使用しています。

Skypeも使用していますが

ざっくりと個人間の連絡はSkype、部内や社内など多数に連絡したい内容はOutlookのように使い分けています。

そして私はこのOutlookを利用してタスク管理を行っています。

以前はメモソフトにタスクを書き込んでいましたが、

メモを開くというアクションが必要、メモ忘れ、期限になっても通知が来ない

などが理由でタスク忘れが発生することが多くやり方を変えました。

仕事のやり取りはほぼ全てメールなのでOutlookでタスクを管理することで

タスク忘れを大幅に削減することが出来ました。

管理方法は2つ。

1つは標準機能であるタスク機能を利用することです。

依頼メールが届いたら期限を設定してメール自体をタスクとして設定します。

こうすることでやるべきこと、誰からの依頼か、期限はいつかがまとめて設定出来ます。

さらに期限を設定することで通知が飛んでくるためやり忘れも防げます。

具体的なやり方は↑を参考に。

もう一つは受信トレイで管理する方法です。

受信トレイをフォルダ分けして項目ごとに管理というやり方をする方は多いと思います。

私も長らくそのやり方をしていました。

しかし、フォルダ分け自体にそこそこの工数がかかることと

対象のメールを探したいときは検索を使用して探すのでフォルダ分けをする必要性はあまりないなと感じ

フォルダ分けをやめました。

現在の私のメールボックスは受信トレイとアーカイブの2種類のみです。

届いたメールを読んで自分に関係ある内容のものは受信トレイに残し、そうでないものはアーカイブに移動。

さらに受信トレイに残したメールで作業なり、タスクが完了したものについては

こちらもアーカイブに移動させます。

こうすることで対応が必要なメールのみが受信トレイに残るため

受信トレイでタスク管理を行うことが出来ます。

本来は受信トレイでのタスク管理のみにしたいんですが

優先順位や期限設定が出来ないため、タスク管理機能と併用しています。

タスク管理機能だけで対応しようとすると

今度は微妙な内容や時間的に余裕があるものもすべてタスクになるので

タスク量が膨大になり、優先度がぼやけます。

優先度が高いものはタスク管理機能、それ以外は受信トレイ

ざっくり使い分けてタスク管理をしています。

タスク管理方法の参考となれば幸いです。

それではまた。